Backup que ninguém testou não é backup: como saber se o seu funciona

Na semana passada contamos aqui o case de um escritório de advocacia que teve os arquivos do servidor sequestrados por um ransomware. O ambiente voltou em três dias, e o motivo foi um só: existia backup, e o backup funcionou.

Aquele artigo terminou com uma pergunta que ficou no ar de propósito. O seu backup já foi testado em restauração de verdade, ou só existe no relatório?

Este artigo é sobre essa pergunta.

Ela parece burocrática e é a mais importante de toda a segurança da sua empresa, porque backup é a única proteção que você descobre que não funciona exatamente no dia em que ela era a última coisa que restava.

Ter backup e conseguir restaurar são duas coisas diferentes

Essa frase parece jogo de palavras e não é.

Backup é um processo que copia dados. Restauração é um processo que devolve dados utilizáveis para dentro da operação. Entre um e outro existem várias coisas que podem estar quebradas em silêncio, e nenhuma delas aparece na tela de quem trabalha.

O que quase toda empresa tem é a primeira parte. Alguém instalou uma ferramenta, configurou uma rotina, e no painel aparece um "concluído com sucesso" verde. Isso prova que o software terminou de rodar. Não prova que os dados certos foram copiados, nem que eles podem voltar.

A analogia mais justa é a do extintor de incêndio. Ele está lá na parede, com lacre, dentro da validade. Todo mundo olha e sente que está protegido. Só que ninguém nunca virou ele de cabeça para baixo para ver se a pressão está boa. No dia do fogo é que se descobre.

As quatro formas de o backup falhar sem ninguém perceber

Nos ambientes que a Hype assume, essas são as situações que mais encontramos. Nenhuma delas gera reclamação de usuário, e é justamente por isso que duram anos.

1. O processo falha e o alerta não chega em ninguém

A rotina roda de madrugada. Numa noite ela falha, por qualquer motivo banal: disco cheio, credencial vencida, atualização que mudou alguma coisa.

O sistema registra o erro direitinho. O problema é que esse registro fica dentro de um painel que ninguém abre, ou gera um e-mail que cai numa caixa compartilhada que todo mundo ignora porque manda mensagem automática demais.

Aí a falha da terça vira a falha de duas semanas, depois de dois meses. O último backup válido vai ficando cada vez mais velho, e a empresa segue confiante.

Não adianta o sistema avisar. Alguém precisa ser responsável por olhar.

2. O que foi criado depois não está no escopo

Este é sutil e pega muita gente.

A rotina foi configurada há três anos, quando a empresa tinha determinado conjunto de pastas e sistemas. De lá para cá entrou um servidor novo, o financeiro criou uma pasta em outro lugar, um sistema foi trocado, alguém começou a guardar arquivo direto na nuvem.

O backup continua rodando perfeitamente. E continua copiando fielmente o mundo de três anos atrás.

O dia do desastre é o dia em que se descobre que aquela pasta específica, a mais importante da operação, nunca esteve na lista.

3. O backup está no mesmo lugar que os dados

Esse é o erro que o ransomware adora.

Muita empresa guarda a cópia num disco externo permanentemente conectado ao servidor, ou numa pasta de rede visível para todo mundo. Faz sentido na hora de configurar, porque é prático.

Só que um ransomware não criptografa só os arquivos que você usa. Ele criptografa tudo que consegue alcançar a partir da máquina infectada. Se o backup está alcançável, ele vai junto.

Você fica com os dados sequestrados e a cópia dos dados sequestrada também.

4. Ninguém nunca mediu quanto tempo leva para voltar

Esta é a mais comum de todas, e é a que transforma um incidente controlável numa crise.

Existe backup, ele é válido, está em lugar seguro. Perfeito. Mas ninguém nunca cronometrou uma restauração completa. Quando a hora chega, descobre-se que trazer tudo de volta leva não as duas horas que o dono imaginava, e sim dois dias, por causa do volume, da velocidade do link ou do tempo de reinstalar o que precisa ser reinstalado antes.

Não é que o backup falhou. É que a expectativa nunca foi confrontada com a realidade. Tratamos disso em detalhe em quanto tempo sua empresa leva para se recuperar de um ataque.

O teste que resolve: restaurar de verdade

A única forma honesta de saber se o backup funciona é restaurar.

Não olhar o relatório, não conferir se o arquivo existe, não verificar o tamanho da cópia. Restaurar, abrir o arquivo e usar.

Um teste de restauração decente responde a quatro coisas:

O dado volta? Escolha um conjunto de arquivos representativos e traga de volta, para um local separado, sem sobrescrever nada.

Ele abre e está íntegro? Arquivo restaurado que não abre, ou que abre corrompido, não é dado recuperado. Isso precisa ser verificado por alguém que conhece o conteúdo.

Quanto tempo levou? Cronometre. Esse número é o que você vai usar para planejar, e é a resposta honesta para a pergunta "em quanto tempo a gente volta".

Do que exatamente essa cópia é? De ontem à noite? De sexta passada? Saber a idade do backup define quanto trabalho seria refeito.

A frequência ideal desse teste varia com o tamanho e a criticidade do ambiente, mas uma vez por ano é pouco para qualquer empresa que depende de sistema para operar. Trimestral é um ponto de partida razoável, e é justamente esse tipo de verificação que entra na reunião periódica de resultados que fazemos com os clientes, a QBR.

Uma regra simples para não errar o desenho

Existe uma regra clássica em TI, conhecida como 3-2-1, que resume décadas de aprendizado do setor em três números. Ela vale a explicação porque resolve a maioria dos casos.

Três cópias dos dados. O original mais duas cópias. Se uma falha, ainda sobra outra.

Em dois tipos diferentes de mídia ou sistema. Não adianta ter duas cópias no mesmo disco, nem duas pastas no mesmo servidor. Se o equipamento morre, morrem as duas juntas.

Uma delas fora do local e fora do alcance. Essa é a que salva a empresa no incêndio, no roubo e no ransomware. Fora do local significa geograficamente separada, em nuvem ou em outro endereço. Fora do alcance significa que não pode ser apagada nem criptografada por quem tomou o controle da rede.

Esse último ponto é o que mais evolui hoje. Existem formas de guardar a cópia de modo que ela não possa ser alterada nem excluída por um período definido, nem por quem tem senha de administrador. Se a sua operação depende dos dados para funcionar, vale perguntar ao seu fornecedor se a sua cópia tem esse tipo de proteção.

Duas perguntas que traduzem tudo para linguagem de negócio

Na conversa com o cliente, a gente costuma reduzir esse assunto a duas perguntas que qualquer dono de empresa responde sem saber nada de TI.

Quanto trabalho a sua empresa pode perder? Se o backup é de ontem à noite e o problema acontece às 16h, perdeu-se um dia inteiro de lançamentos, e-mails, documentos e alterações. Para algumas operações isso é chato. Para uma contabilidade em semana de fechamento, é inviável. A resposta a essa pergunta define de quanto em quanto tempo a cópia precisa ser feita.

Quanto tempo a sua empresa pode ficar parada? Uma coisa é voltar em duas horas, outra é voltar em dois dias. A resposta define quanto se investe em velocidade de recuperação.

Repare que nenhuma das duas é técnica. São decisões de negócio, e quem tem que respondê-las é o dono, não o técnico. O papel da TI é transformar essas respostas em desenho de solução e mostrar quanto custa cada nível.

O ponto cego do Microsoft 365

Vale um aviso, porque é o engano mais comum que encontramos.

Muita empresa acha que, por estar na nuvem, está com backup feito. Não está. O que a Microsoft garante é a disponibilidade do serviço dela, o que é diferente de guardar uma cópia dos seus dados contra exclusão, erro humano ou ataque. Escrevemos sobre isso em a Microsoft não faz backup dos seus dados, e continua sendo um dos assuntos que mais surpreende cliente novo.

O que fazer esta semana

Não precisa de projeto. Mande três perguntas para quem cuida da sua TI hoje, por escrito:

Quando foi a última vez que uma restauração foi testada de verdade, e quanto tempo levou? Exatamente o que está no escopo da cópia, e desde quando essa lista não é revisada? Existe uma cópia fora do alcance de quem tomasse o controle da nossa rede?

Se as três respostas vierem claras e com data, parabéns, você está numa minoria confortável. Se vierem em forma de "acho que sim" ou de um print de tela verde, você acabou de encontrar o ponto mais frágil da sua empresa.

Backup é a única coisa em tecnologia que você só descobre que não tinha no exato momento em que era a última coisa que te restava.