Quanto custa uma hora parada na sua empresa

Pergunte a qualquer dono de empresa quanto custa uma hora com a internet fora do ar ou o sistema travado. A resposta quase sempre vem em forma de sensação: "é caro", "atrapalha muito", "a equipe fica de braço cruzado".

Todo mundo sente o prejuízo. Quase ninguém sabe o valor.

E isso tem consequência prática. Enquanto o custo de uma parada for uma sensação, qualquer investimento em TI parece caro, porque você está comparando um número concreto, a mensalidade ou o orçamento, com uma coisa vaga. Quando o custo vira número, a conversa muda de figura.

Este artigo mostra como fazer essa conta. Não com uma fórmula mágica, mas em camadas, do custo mais óbvio ao mais escondido. E com um aviso já no começo: a primeira camada, que é a que quase todo mundo calcula, é sempre a menor.

Primeira camada: a equipe parada

Esse é o custo que todo mundo enxerga. Se as pessoas não conseguem trabalhar, você está pagando por horas que não produziram nada.

A conta é simples. Pegue o salário médio da equipe e divida por 176, que é a média de horas trabalhadas num mês. Isso dá o custo de uma hora de cada pessoa. Multiplique pelo número de pessoas que dependem de tecnologia para trabalhar.

Vamos a um exemplo, deixando claro que é uma hipótese para ilustrar a conta. Uma empresa com 30 pessoas e salário médio de R$ 4.000.

R$ 4.000 dividido por 176 dá cerca de R$ 22,73 por hora, por pessoa. Com 30 pessoas paradas, cada hora custa por volta de R$ 682.

Parece pouco? Agora multiplique pelas horas. Se essa empresa enfrenta oito horas de parada por mês, somando todos os pequenos episódios, são cerca de R$ 5.455 por mês. No ano, passa de R$ 65 mil.

É exatamente essa conta que a nossa calculadora de custo de TI parada faz. Você ajusta os três números e ela mostra o resultado na hora.

Mas repare em uma coisa: esse valor considera só o salário. E salário não é tudo que a empresa paga por um funcionário.

Segunda camada: o funcionário custa mais que o salário

Todo dono de empresa sabe disso, mas quase ninguém coloca na conta da parada. Além do salário, existem encargos, benefícios, férias, décimo terceiro, vale-transporte, plano de saúde.

Quanto isso soma depende muito do regime tributário da empresa e do pacote de benefícios. Por isso não vale a pena usar um número genérico de internet. Vale perguntar ao seu contador quanto custa, de verdade, um funcionário seu por mês, com tudo incluído.

O que importa entender é a direção: a conta da primeira camada está subestimada. O custo real da hora parada da sua equipe é maior que o salário dividido por 176. Às vezes bem maior.

Terceira camada: o dinheiro que não entra

Até aqui falamos do que a empresa gasta enquanto está parada. Agora vem o que ela deixa de ganhar.

Em muita empresa, isso é o custo mais pesado de todos. Pense numa loja que não consegue emitir nota, numa clínica que não consegue acessar o prontuário e precisa remarcar pacientes, numa indústria que não consegue liberar carga, num escritório que cobra por hora e não consegue trabalhar.

Uma forma simples de estimar: pegue o faturamento médio de um mês e divida pelas horas de operação. Isso dá uma ideia de quanto a empresa fatura por hora. Nem toda hora parada vira faturamento perdido, porque parte do trabalho é recuperada depois. Mas parte não é. O pedido que o cliente fez no concorrente porque o seu sistema estava fora do ar não volta.

Essa camada costuma mudar completamente a percepção do dono. Uma empresa pode ter uma folha de pagamento modesta e um faturamento por hora muito maior. Nesse caso, o custo real da parada está muito mais no faturamento do que no salário.

Quarta camada: o custo de recuperar o atraso

Quando o sistema volta, o trabalho atrasado não some. Ele precisa ser feito.

Às vezes isso significa hora extra. Às vezes significa gente ficando depois do horário para fechar o que ficou pendente. Às vezes significa empurrar outras tarefas para a semana seguinte, o que cria um efeito em cascata.

E existe um custo mais difícil de medir: o desgaste. Equipe que vive correndo atrás de atraso causado por tecnologia que não funciona fica cansada, frustrada e, com o tempo, menos produtiva. Ninguém coloca isso na planilha, mas todo gestor sente.

Quinta camada: o que aparece depois

Esse é o custo que chega semanas depois e quase nunca é ligado à parada que o causou.

Um prazo perdido. Para um escritório de advocacia, um prazo processual perdido pode ter consequência grave para o cliente, como explicamos em os riscos de TI em escritórios de advocacia. Para uma contabilidade, uma guia que não foi enviada a tempo vira multa, como contamos em fechamento sem sustos.

Uma multa contratual por atraso de entrega.

Um cliente que não reclamou, mas não renovou o contrato.

Uma reputação arranhada. Nenhuma empresa quer ser lembrada como aquela em que o sistema vive fora do ar.

Esses custos são reais, às vezes são os maiores de todos, e quase nunca entram na conta porque não aparecem no dia da parada.

A conta inteira, em resumo

Se quiser levar essa lógica para uma reunião com o sócio ou com o financeiro, ela cabe em cinco linhas:

Equipe parada: salário médio dividido por 176, vezes o número de pessoas que dependem de tecnologia.

Custo real do funcionário: o mesmo cálculo, mas usando o custo total por pessoa que o seu contador informar, e não só o salário.

Faturamento perdido: a parte do faturamento por hora que não é recuperada depois.

Recuperação do atraso: hora extra e tarefas empurradas para frente.

Consequências tardias: multas, prazos, contratos e clientes perdidos.

As duas primeiras linhas você calcula hoje. As outras três exigem uma estimativa honesta. Mesmo uma estimativa aproximada já é muito melhor do que deixar esse valor em branco, porque em branco ele vale zero na hora de decidir.

Nem toda hora vale o mesmo

Tem mais um detalhe que muda bastante a conta: o momento em que a parada acontece.

Uma hora parada às cinco da tarde de uma sexta-feira tranquila custa uma coisa. Uma hora parada às dez da manhã do dia de fechamento do mês, da entrega de um projeto grande ou da véspera de um prazo importante custa outra completamente diferente.

É por isso que a pergunta certa não é só "quanto custa uma hora parada", mas também "qual é a hora em que a minha empresa não pode parar de jeito nenhum". Toda empresa tem esses momentos. Saber quais são ajuda a decidir onde investir primeiro.

Quantas horas a sua empresa para de verdade

Até aqui falamos do custo de cada hora. Falta a outra metade da conta: quantas horas a sua empresa para por mês.

E aqui mora uma surpresa comum. Quase todo mundo subestima esse número, porque lembra das paradas grandes e esquece das pequenas. A queda de internet de duas horas fica na memória. Os quinze minutos que um funcionário perdeu porque a impressora sumiu da rede, os vinte minutos de lentidão no sistema, o computador que reiniciou no meio de uma tarefa, isso tudo passa despercebido. Somado ao longo do mês, vira muita coisa.

Uma forma simples de descobrir: durante 30 dias, peça para a equipe anotar toda vez que alguém ficar sem conseguir trabalhar por causa de tecnologia, mesmo que por poucos minutos. No fim do mês, some. O número quase sempre assusta.

E se a sua empresa nunca passou por uma parada grande, vale pensar também no cenário de um ataque, que não dura horas, dura dias. Escrevemos sobre isso em quanto tempo sua empresa leva para se recuperar de um ataque.

O que fazer com esse número

Calcular o custo da parada não é um exercício para assustar. É uma ferramenta de decisão.

Com o número na mão, fica muito mais fácil responder perguntas que antes eram feitas no escuro. Vale a pena pagar por monitoramento contínuo? Vale trocar aquele servidor antigo agora ou esperar ele quebrar? Vale investir num backup testado de verdade, como contamos em backup que ninguém testou não é backup?

A lógica é a mesma de qualquer decisão de negócio. Se uma solução custa menos do que o prejuízo que ela evita, ela se paga. Se custa mais, talvez não seja prioridade. Discutimos essa forma de olhar em TI é custo ou investimento.

O erro mais comum é comparar o preço da solução com zero, como se não fazer nada fosse de graça. Não é. Não fazer nada tem um custo, ele só não aparece numa nota fiscal. Aparece em horas perdidas, em faturamento que não entrou e em cliente que foi embora.

Para fechar

Toda empresa paga pela TI de um jeito ou de outro. Ou paga para ela funcionar, ou paga quando ela para. A diferença é que a primeira conta é previsível e aparece no orçamento, e a segunda chega sem aviso e quase nunca é calculada.

Comece pela primeira camada, que é a mais fácil. Leva menos de um minuto na nossa calculadora de custo de TI parada. E lembre que o número que aparecer ali é o piso, não o teto. O custo real da sua empresa parada é esse valor somado a tudo que vem depois.